Durante este año me di cuenta, que si asignaba y me reservaba tiempo a una actividad durante la semana, pensando en el resultado que quería lograr en un mes, obtuve resultados bastante asombrosos. Navegando en TikTok recientemente llegué a esta herramienta llamada Time Box, que me recordó a lo que ya hacía, pero sin nombre alguno, por eso me pareció interesante compartirles sobre esto.
Timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos que puede ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación. Cuando fijas un “bloque de tiempo”, estableces una meta para finalizar una tarea específica dentro de un período determinado. La técnica del time box, consiste en fijar el tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar una decisión o realizar unas tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. De esta manera, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que esté hecho, de antemano se acuerda sólo dedicar un tiempo limitado. La consciencia de esta limitación temporal favorece la priorización de objetivos o tareas y fuerza la toma de decisiones.
Los beneficios del time boxing
Según el blog de Asana, existen varias formas de usar el timeboxing para promover tu productividad, ayudar a alinear el trabajo de tu equipo o gestionar las reuniones. La pregunta final es: ¿debería usar el timeboxing?
Si bien esta técnica de gestión del tiempo no es ideal para todos los escenarios, el timeboxing puede ayudarte a:
- Trabajar de forma más consciente. Para establecer un bloque de tiempo, primero debes priorizar en qué tareas trabajarás y definir cuánto tiempo llevará cada una. Tener en cuenta esto te ayudará a comprender mejor y ser más consciente sobre el tiempo que dedicas a cada trabajo.
- Mejorar la concentración. Al reservar tiempo para dedicarlo al trabajo, le estás enviando la señal a tu cerebro que este es un tiempo valioso para la concentración. Esto puede ayudarte a mejorar el enfoque y, en consecuencia, la productividad.
- Evitar realizar varias tareas. Lo cierto es que el cerebro humano no puede realizar varias tareas a la vez. Cada vez que cambiamos de tarea, nuestro cerebro necesita “volver a cargar” la información para poder centrarse en dicha tarea, y eso consume tiempo y energía valiosos, incluso si no lo notamos. Con el timeboxing, te centras en una tarea (o un grupo de tareas relacionadas) a la vez y, de esa manera, no tendrás que saltar de un proyecto a otro.
- Aumentar la motivación con la gestión del tiempo orientada a los objetivos. Cuando se crea un bloque de tiempo, se establece una meta: finalizar una tarea en particular dentro del límite de tiempo predeterminado. Incluso si no siempre lo logras, puede ser motivador tener una meta para alcanzar, especialmente cuando la tarea no te entusiasma.
- Establecer un cronograma de trabajo predecible. El timeboxing puede ayudarte a tener una idea más clara de cómo será tu día. Al programar tus bloques en tu calendario, puedes visualizar claramente cuándo completarás las tareas. Esto evita que tengas que estar adivinando cada vez que debas planificar el trabajo y te permite enfrentar cada día con confianza y claridad.
- Controlar el perfeccionismo. Si sueles revisar una y otra vez las tareas que ya has finalizado, el timeboxing puede ayudarte a resolverlo y a aumentar la productividad. Para el timeboxing, progresar es más importante que lograr la perfección. Una vez que se acaba el tiempo, debes pasar a la siguiente tarea, incluso si la tarea en la que estabas trabajando no está perfecta.
Timeboxing vs Ley de Parkinson
Un concepto relacionado es la Ley de Parkinson, por la cual “una tarea se expande hasta llenar el tiempo disponible para realizarla”. En otras palabras, si disponemos de una jornada laboral de 8 horas, encontraremos trabajo para rellenar las 8 horas, aunque pudiéramos haber hecho lo mismo en 5 horas o cuando en una reunión de 1 hora se ponen a contar chistes o hablar de temas no relacionados hasta completar todo el tiempo reservado.
En el ámbito de las reuniones, imponer un timebox nos obliga a completar el contenido de la ceremonia de que se trate dentro de este; al mismo tiempo, fijar un timebox entraña el riesgo de que el evento se extienda hasta cubrir todo el timebox, aunque pudiéramos haber acabado antes. Por ello, como decíamos, la Guía Scrum señala que el evento debe terminar una vez que hayamos cumplido su objetivo.
Time boxing en la práctica
El primer paso para hacer timeboxing es decidir cuáles son tus tareas más importantes.
Una vez que se tenga una lista priorizada de cosas que se deben hacer, se divide cada objetivo en tareas que puedan realizarce de una sola vez. Entonces, si es absolutamente necesario escribir un documento técnico de 20 páginas, por ejemplo, debe decidirse cuántas sesiones de trabajo requerirá. Digamos que crees que puedes hacerlo en 20 horas en total. Suponiendo una jornada laboral de ocho horas, se podría decir que te llevará un día y medio. Pero eso ignora cómo funciona realmente nuestro cerebro.
Independientemente de cómo se divida el trabajo, lo importante es establecer límites sobre cuánto tiempo trabajará en una tarea en particular. Entonces, si cree que le llevará 20 horas escribir su artículo, reserve solo 20 horas para ello. Y tampoco dejes que tu sesión individual exceda el tiempo preestablecido. Si decides que cada sesión durará una hora y media, deja de trabajar cuando haya transcurrido ese tiempo.
Nuevamente, puede ser útil combinar el timeboxing con el bloqueo de tiempo o el procesamiento por lotes de tiempo para lograr la máxima productividad. Pero también tenga en cuenta que si alguna de estas técnicas no le funciona, eso no significa necesariamente que las esté haciendo mal. Algunos métodos funcionan mejor para algunos y peor para otros. El objetivo es encontrar lo que funcione mejor para usted.
Plantilla de Time Boxing:
Puedes usar esta plantilla de Time Boxing en Notion para completarla de forma digital y hacer seguimiento ahi mismo:
Para saber si esta herramienta te funciona, recomiendo probarla. En mi caso, establecer un tiempo determinado para realizar una actividad, funciona bastante bien y establecer que es lo más importante del día te ayuda a no procastinar y saber por donde comenzar sin perder tiempo.